Control de inventario e insumos: el método para dejar de perder dinero en silencio

La merma no se ve en la caja: se ve a fin de mes, cuando compraste como para vender S/ 40,000 y vendiste S/ 34,000. Esta guía explica el método que usan los restaurantes que sí controlan — recetas, consumo teórico vs real y Kardex — sin convertir tu cocina en una oficina.

Por dónde se va el dinero (las 4 fugas)

• Porciones sin estandarizar: el cocinero del lunes sirve 150 g de arroz, el del sábado 220 g. Esa diferencia, multiplicada por cientos de platos, es la fuga más grande y la más invisible.
• Robo hormiga: insumos que salen del almacén sin registro. No necesitas desconfiar de nadie: necesitas que cada salida tenga nombre.
• Productos vencidos o mal almacenados: compraste de más porque no sabías cuánto tenías.
• Errores de registro: compras anotadas en un cuaderno, unidades mezcladas (kilos vs unidades vs paquetes), inventarios "de memoria".

Paso 1 — Recetas con gramajes exactos

Cada plato de tu carta debe tener su receta cargada en el sistema: insumos y cantidades exactas. Un cuarto de pollo a la brasa no es "pollo": es 0.25 de pollo, 200 g de papas, 80 g de ensalada, 30 ml de cremas. Con eso logras dos cosas:

1. El sistema sabe el costo real de cada plato (food cost) y te avisa cuando un insumo sube de precio y te come el margen.
2. Cada venta descuenta insumos automáticamente — incluyendo los modificadores: si el cliente pide extra queso, ese queso también se descuenta.

Paso 2 — Todo movimiento pasa por el sistema

El inventario solo funciona si es la única puerta del almacén:

• Compras registradas con proveedor, cantidades y precios — así el sistema actualiza tu costo promedio.
• Ventas descuentan solas (paso 1).
• Ajustes (merma visible, rotura, vencidos) con motivo obligatorio.
• Traslados entre locales con confirmación de recepción: lo que salió de la sede A debe llegar a la sede B, y la diferencia queda registrada.
• Producción interna (salsas, fondos, masas) que convierte insumos en otros insumos.

Cada uno de estos movimientos queda en el Kardex: un historial inmutable con fecha, turno, origen y responsable. Cuando aparece un descuadre, no discutes con tu equipo — abres el Kardex y la respuesta está ahí.

Paso 3 — Consumo teórico vs real, cada semana

Aquí es donde se gana la plata. El cierre es simple:

Si vendiste 80 pollos según el sistema pero el almacén dice que salieron 86, tienes 6 pollos de merma con nombre propio: porciones grandes, cortesías sin registrar o algo peor. Revisarlo cada semana (no cada mes) hace que cualquier fuga dure días, no trimestres.

Paso 4 — Alertas de stock mínimo

Define el stock mínimo de tus insumos críticos y deja que el sistema avise. Para insumos de alta rotación con compra diaria (pan, verduras, pollo), usa control de stock diario: cuánto entra en la mañana, cuánto debe quedar. Quedarse sin el insumo estrella un domingo cuesta más que cualquier merma.

Los 5 errores que matan el control de inventario

1. Empezar con los 300 insumos a la vez. Arranca con los 20 que concentran el 80% de tu costo. Amplía después.
2. Recetas "aproximadas". Una receta con gramajes inventados produce un teórico inútil. Pesa los platos una vez, en serio.
3. Descuento manual. Si alguien tiene que "acordarse" de descontar, el inventario muere en dos semanas. El descuento debe dispararse al enviar el pedido a cocina.
4. No registrar cortesías ni consumo del personal. Son ventas con precio cero, pero consumen insumos reales. Si no se registran, aparecen como robo en tu teórico.
5. Inventario físico sin fecha fija. Conteo semanal de los críticos, mensual del resto. Sin calendario, no pasa.

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